III.3.3 Instrument: Datenschutzkonzept

Der Datenschutz gilt für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen und personenbeziehbaren Daten und ist bei allen Aktivitäten der Akteure und Akteurinnen im BEM zu beachten. In diesem Sinne ist jedes Mitglied des Integrationsteams für den Datenschutz verantwortlich.

Die Gesamtverantwortung für den Datenschutz liegt bei der Geschäftsführung als verantwortliche Stelle im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Für Fragen zum Datenschutz muss ein/e Datenschutzbeauftragte/r hinzugezogen werden. Seine/ ihre Aufgabe ist es, auf die Sicherung des Datenschutzes hinzuwirken. In Angelegenheiten des Datenschutzes ist der/die Datenschutzbeauftragte nicht weisungsgebunden. Er ist nur in beratender Funktion tätig.

Eine Erhebung von personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten darf nur in dem Umfang erfolgen, der für die Erfüllung des Betrieblichen Eingliederungsmanagement erforderlich ist. Bei einem vertragsähnlichen Vertrauensverhältnis mit dem/der Betroffenen ist der Maßstab für die Datenerhebung die Einwilligungserklärung nach § 4 BDSG und dessen Zweck.

Dabei muss immer wieder geprüft werden, ob die Erhebung von Daten für das BEM erforderlich und der erhobene Umfang angemessen ist. Darüber hinaus gehende Erhebungen sind unzulässig.

Die Bearbeitung von Personendaten muss für die Erfüllung der Aufgabe geeignet und erforderlich sein. Somit dürfen nur diejenigen Daten bearbeitet werden, welche für einen bestimmten Zweck objektiv notwendig sind.

Jedes Mitglied des Integrationsteams wird mit Aufnahme der Tätigkeit im Integrationsteam zur besonderen Verschwiegenheitspflicht durch den/die Datenschutzbeauftragte/n belehrt. Die zu unterzeichnende Verpflichtungserklärung nach § 5 BDSG wird zur Personal-Akte genommen.

Zusätzlich zu der durchgeführten Belehrung der Mitarbeiter/innen bei der Aufnahme der Tätigkeit im Integrationsteam werden in regelmäßigen Abständen Aktivitäten zur Sensibilisierung der Integrationsteammitglieder für den Datenschutz durchgeführt.

Dies kann in Form von spezifischen Schulungsmaßnahmen oder mit Hilfe von Verfahrensanweisungen erfolgen. Ziel ist der Aufbau und die Aufrechterhaltung eines ordnungsgemäßen Datenschutzes im BEM-Prozess.

Auf Antrag hat der/die Betroffene grundsätzlich Anspruch auf kostenlose Auskunft über alle zu seiner/ihrer Person gespeicherten Daten. Für das konkrete Vorgehen kann der/die Datenschutzbeauftragte hinzugezogen werden. Vertreter/innen des/der Betroffenen haben sich durch eine konkrete Einwilligungserklärung oder Vollmacht zu legitimieren.

Durch die Arbeit im Integrationsteam werden auch personenbezogene Daten verarbeitet, die durch Dritte oder von Dritten zur Verfügung gestellt werden. Die dabei zur Verfügung gestellten Daten unterliegen dem gleichen Schutz wie selbst erhobene Daten. Die Erhebung von schriftlichen und digitalen Daten ist zulässig. Bei der Erhebung digitaler Daten sind besondere Schutzmaßnahmen zu ergreifen (s. Absatz Organisatorische und technische Maßnahmen zum Datenschutz)

Die BEM-Akte wird von dem/der jeweiligen Fallmanager/in geführt. Im Einvernehmen mit dem/der Betroffenen werden dem Integrationsteam die notwendigen Informationen mitgeteilt.

Der Zugang zu sensiblen Daten der Betroffenen durch Mitglieder des Integrationsteams setzt eine Einwilligung der Betroffenen zur Weitergabe von Daten gem. § 4 BDSG voraus.

Sondergenehmigungen können nach Zustimmung des/der Betroffenen für bestimmte Personen (z.B. Arbeitsmediziner/in) oder Institutionen (z.B. Integrationsamt) erteilt werden.

Bei der Verarbeitung der manuell/handschriftlich erstellten BEM-Daten sind geeignete organisatorische Maßnahmen nach § 9 BDSG zu treffen, um die Ausführungen und Anforderungen der datenschutzrechtlichen Vorschriften zu gewährleisten. Das bedeutet u.a.,

- einzelne Schriftstücke, Karteien, Karteikästen, Ordner, Mappen etc. sind niemals offen liegen zu lassen und – nach Gebrauch – unverzüglich in einem verschließbaren Mobiliar (Schrank, Theke, Container etc.) unterzubringen,

- Gespräche, Telefonate etc. über das BEM – Verfahren und seinen Betroffenen sind nicht in Anwesenheit von Unbefugten (Dritten) zu führen; das Mithören Dritter (z.B. im Nebenraum bei geöffneter Tür) ist zu vermeiden,

- das Mobiliar (Schrank, Theke, Schreibtisch, Container etc.) ist bei einem vorübergehenden Verlassen des Raumes sowie zum Ende des Arbeitstages immer zu verschließen,

- Schlüssel sind abzuziehen und an einem für Unbefugte nicht zugänglichen Ort aufzubewahren.

Eine gemeinsame Nutzung des Mobiliars durch eine für das BEM zuständige Einzelperson bzw. durch Mitglieder des Integrationsteams mit weiteren Beschäftigten ist wegen deren unterschiedlichen Aufgaben/Funktionen (Dritte, siehe oben) stets zu vermeiden. Es ist sicherzustellen, dass jedes Mitglied des BEM-Teams über individuelle und ausreichende Sicherungsmöglichkeiten verfügt. Alternativ ist eine gemeinsame Sicherungsmöglichkeit bereitzustellen und ein/e Schlüsselverantwortliche/r zu benennen. Diese/r ist über seine/ihre besondere Rolle und das besondere Vertrauensverhältnis zu unterweisen.

Der Einsatz elektronisch erstellter BEM–Daten/Akten erfordert die Bereitstellung eines geschützten Laufwerks auf einem sicherungsbehafteten Medium (Datenserver). Der Zugriff auf das Laufwerk ist in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten und der EDV-Administration zu regeln.

Vor Austausch von Daten zwischen den Mitgliedern des Integrationsteams und sonstigen am BEM - Verfahren beteiligten Dritten ist im Hinblick auf diesen Zweck vom/von der Betroffenen eine weitere Einwilligung einzuholen. Dabei ist stets zu beachten, dass die Schriftstücke und sonstigen Unterlagen ausschließlich in einem verschlossenen Briefumschlag versandt werden. Um ein versehentliches Öffnen von Briefumschlägen bei Abwesenheit der für das BEM–Verfahren zuständigen Einzelperson bzw. eines Mitgliedes des Integrationsteams durch weitere Beschäftigte (Dritte) zu vermeiden, ist eine persönliche Adressierung (Herrn/Frau … c/o Behördennamen - Stellenzeichen -) vorzunehmen.

Bei der Übermittlung digitaler Daten ist der Stand der EDV-Technik zu berücksichtigen. So sollte für BEM Angelegenheiten eine eigene, gesicherte E-Mail Adresse (ggf. mit Signatur) genutzt und der Zugriff auf diese durch die EDV-Administration eingeschränkt werden.

Im Rahmen des BEM-Prozesses werden alle Daten in der BEM Akte hinterlegt. Einleitung, Abschluss, Nichtzustandekommen, Abbruch oder Unterbrechung des BEM-Verfahrens sind schriftlich an die Personalabteilung ohne Angabe von Gründen zu übermitteln.

Die gespeicherten bzw. dokumentierten Daten sind nach Abschluss des BEM für den Zeitraum von drei Jahren datenschutzgerecht zu archivieren. Danach sind die Daten datenschutzgerecht zu vernichten bzw. dem/der Betroffenen im Original zu übergeben. Kopien sind der Vernichtung zuzuführen. Dateien sind zu löschen. Über die Verwendung der Dokumente entscheidet der/die Betroffene.