0. Leitfaden zum Umgang mit dem Werkzeugkasten
III.1 Betriebsinterne Öffentlichkeitsarbeit
III.2. Bildung Integrationsteam
III.4 Vernetzung mit betrieblichen Prozessen und Strukturen
III.5 Einbindung externer Leistungen und Hilfen
III.6 Inner- und überbetriebliche Regelungen
Abkürzungsverzeichnis
Impressum
Mit der Dokumentation der fallbezogenen Prozessschritte soll das Integrationsteam bzw. der/die Fallmanger(in) dabei unterstützt werden den Verlauf des BEM-Prozesses im Einzelfall nachvollziehbar und transparent zu gestalten. Die fallbezogene Dokumentation orientiert sich dabei an der inhaltlichen Struktur der im Werkzeugkasten entwickelten Prozesse (BEM-Einleitung bis BEM-Abschluss) und verweist auf vorhandene Dokumentenvorlagen im jeweiligen Abschnitt. Durch die strikte Orientierung an den fallbezogenen Prozessen, kann die Verlaufsdokumentation auch als Steuerungsinstrument für den Verlauf im Einzelfall genutzt werden. Die Dokumentation dient darüber hinaus als Grundlage arbeits- und sozialrechtlicher Beweissicherung für die Arbeit des Integrationsteams.
Die Verlaufsdokumentation erfolgt für jeden Prozessabschnitt in jedem einzelnen BEM-Fall im Unternehmen.
Die fallbezogene Verlaufsdokumentation erfolgt parallel zu allen fallbezogenen Prozessen.
Mit Hilfe der fallbezogenen Verlaufsdokumentation belegt das Integrationsteam die Verpflichtung des Arbeitgebers nach § 84 Abs. 2 SGB IX, ein ordnungsgemäßes, rechtssicheres und den Vereinbarungen in der Betriebsvereinbarung entsprechendes BEM durchgeführt zu haben. Da das Gesetz keine Personen oder Stellen benennt, denen die Leitung des BEM anzuvertrauen ist, geht es um die Etablierung eines unverstellten, verlaufs- und ergebnisoffenen Suchprozesses, der mit Hilfe der Falldokumentation in der BEM-Akte festgehalten werden kann. Im Falle einer krankheitsbedingten Kündigung, kann die fallbezogene Verlaufsdokumentation der/dem Betroffenen und/oder dem Arbeitgeber der Beweissicherung dienen.
Eine strukturierte und systematische Dokumentation von Maßnahmen/Aktivitäten und Ergebnissen im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements ist für die effiziente Bearbeitung eines Falles von entscheidender Bedeutung. Für das Integrationsteam bzw. den/die Fallmanager(in) gibt die Dokumentation eine Hilfestellung zum strukturierten und systematischen Vorgehen im Rahmen aller fallbezogenen Prozessphasen. Mit Hilfe einer übersichtlichen Verlaufsdokumentation ist es möglich, jederzeit einen Überblick zu behalten, wie sich der Status jedes Einzelfalls darstellt, welche Handlungsbedarfe bzw. Handlungsschritte notwendig sind oder der Planung bedürfen bzw. welche Fälle abgeschlossen oder vorzeitig beendet wurden. Gleichzeitig wird dokumentiert, wann welche Informationen für die Personalakte bereitgestellt wurden.
Für die/den Betroffene/n ermöglicht die Dokumentation ein rückblickendes Bild auf die Entwicklungen seines/ihres Falles zu nehmen bzw. die Nachhaltigkeit von getroffenen Entscheidungen sicherzustellen.
Insbesondere stellt sich die Frage des Umfanges und der Informationstiefe der Dokumentation in der BEM-Akte. Die einzelfallspezifische Dokumentation ist, trotz gewünschter Transparenz eines systematischen, unverstellten, verlaufs- und ergebnisoffenen Suchprozesses, so sparsam wie möglich zu halten und so effizient wie möglich zu gestalten. Die Erhebung und Verarbeitung von Daten, insbesondere personenbezogener Daten bzw. Gesundheitsdaten, unterliegen den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG; vgl. auch Prozess Datenschutz). Das Integrationsteam arbeitet einzig und allein für die Erfüllung der Ziele des § 84.2 SGB IX.
Daher wurde folgende Art der Dokumentation gewählt:
Im Dokument II.2 Fallbezogene Verlaufsdokumentation werden im Zeitablauf alle Maßnahmen / Aktivitäten in den einzelnen Prozessphasen, wesentlichen Ergebnisse und sich daraus ergebende neue Handlungsfelder bzw. –schritte stichpunktartig dokumentiert. Diese Art der Dokumentation ermöglicht eine systematische Kontrolle der geplanten Schritte, schafft Transparenz und darüber hinaus eine Prozesssteuerung des BEM im jeweiligen Einzelfall. Desweiteren kann die Verlaufsdokumentation als Grundlage für die Evaluation der BEM-Prozesse durch das Integrationsteam genutzt werden.
In der Tabellenspalte Verweise im Dokument II.2 wird auf darüber hinaus vorliegende fallspezifische Dokumente verwiesen. Diese können einerseits genutzte Dokumente aus dem Werkzeugkasten sein: Kopien von Erstanschreiben, Antwortschreiben, Einwilligungserklärungen zum Datenschutz, Ergebnisse aus der Situationsanalyse etc.. Andererseits können auch weitergehende für den Einzelfall wichtige Dokumente wie Atteste, Reha-Entlassungsberichte usw. hinterlegt werden.
Die Frei- bzw. Weitergabe dieser hinterlegten Dokumente erfolgt ausschließlich im Einverständnis bzw. mit Zustimmung des/der Betroffenen (siehe Prozessbeschreibung Datenschutz).
Das Dokument II.3 zeigt ein Beispiel einer möglichen Dokumentation.
Der jeweils von der/dem Betroffenen gewählte Fallmanager(in) führt die Dokumentation im jeweiligen Einzelfall. Der/die Betroffene hat zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit Einblick in die Dokumentation zu nehmen. Die Zustimmung oder Ablehnung von Maßnahmen/Aktivitäten durch die Betroffenen wird in der Verlaufsdokumentation vermerkt. Die Weitergabe von Daten/Informationen an Dritte setzt die Einwilligung/Zustimmung der/des Betroffenen voraus.
Das Integrationsteam kann die Verlaufsdokumentation neben anderen Instrumenten als Grundlage zur BEM-Evaluation nutzen.
Das Dokumentationsverfahren, seine Instrumente und seine Methodik sind so gestaltet, dass sie
Die Verlaufsdokumentation «belegt» zurückschauend den Grad von Selbstbestimmung, Wahlfreiheit und Teilhabe im jeweiligen BEM-Prozess.
Die Dokumentation beinhaltet verständlich und nachvollziehbar die einzelnen Schritte und wesentlichen Handlungsfelder im Rahmen des jeweiligen BEM-Prozesses
Die Verlaufsdokumentation ist so zu führen, dass sie als Grundlage zur Evaluation und dem damit anstehenden Verbesserungsprozess genutzt werden kann. Sie soll aber auch der Beweissicherung eines unverstellten, systematischen, ergebnisoffenen Suchprozesses dienen.
Der/die Betroffene hat jederzeit das Recht zur Einsichtnahme und ggf. Korrektur von Daten.
