I.2.1 Prozessbeschreibung: Situationsanalyse

Anleitung zur Durchführung einer qualifizierten und differenzierten Situationsanalyse im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM).

Die Situationsanalyse ist mit allen Beschäftigten durchzuführen, die dem BEM zugestimmt haben. Sie bezieht innerbetriebliche und, soweit zur Erreichung der Ziele des BEM erforderlich, außerbetriebliche Aspekte mit ein.

Vorgelagerte Prozesse:

• BEM-Einleitung

Nachgelagerter Prozess:

• Maßnahmenplanung

Die Situationsanalyse im Rahmen des BEM ist getragen von den Zielsetzungen des § 84 Abs. 2 SGB IX: Arbeitsunfähigkeit zu überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen und so den Arbeitsplatz zu erhalten.

Darüber hinaus geltende gesetzliche Grundlagen für die Situationsanalyse sind

• die Mitwirkung des/der Betroffenen auf der Basis der Freiwilligkeit und Selbstbestimmung, die ebenfalls im § 84.2 SGB IX geregelt ist;
• die systematische Einbeziehung externer Leistungen (§ 84.2 SGB IX): Kommen Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht, werden die örtlichen gemeinsamen Servicestellen oder bei schwerbehinderten Beschäftigten und ihnen Gleichgestellten das Integrationsamt hinzugezogen;
• die Einbeziehung des/der Werks- oder Betriebsarztes/ärztin, soweit erforderlich (§ 84.2 SGB IX);
• die Verpflichtung des/der Arbeitgebers/in zur behinderungsgerechten Einrichtung und Unterhaltung der Arbeitsstätten (einschließlich Maschinen, Gestaltung der Arbeitsplätze…) für schwerbehinderte Beschäftigte nach § 81.4 SGB IX;
• bei schwerbehinderten oder gleichgestellten Beschäftigten das Hinzuziehen des/der Schwerbehindertenvertreters/Schwerbehindertenvertreterin
• die Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates gemäß §§ 87.1.7, 90-91, 92-96 BetrVG;
• die Verpflichtungen des/der Arbeitgebers/in zur Realisierung von Maßnahmen des Arbeitsschutzes gemäß, §§ 3-5 ArbSchG. Der/die Arbeitgeber/in hat die Arbeit so zu gestalten, dass Gefährdung für Leben und Gesundheit der Beschäftigten vermieden wird, er/sie hat die Gefährdungen durch die Arbeit zu ermitteln und entsprechende Maßnahmen des Arbeitsschutzes abzuleiten, der Arbeits- und Gesundheitsschutz ist kontinuierlich zu verbessern;
• bei der menschengerechten Gestaltung der Arbeit haben entsprechend § 3 ASiG die Betriebsärzte/Betriebsärztin und gemäß. § 6 ASiG die Fachkräfte für Arbeitssicherheit den Arbeitgeber zu beraten;
• Maßnahmen müssen jeden denkbaren Spielraum zur Erreichung der Ziele des BEM nutzen und kein vernünftigerweise in Betracht zu ziehendes Ergebnis ausschließen (BAG 2 AZR 198/09).

Um die gesetzlich vorgeschriebenen Ziele erreichen zu können, muss im Rahmen einer systematischen Situationsanalyse abgeklärt werden, von welchen Bedingungen/Faktoren die Arbeitsunfähigkeit der Betroffenen beeinflusst wird und welche Bedingungen/Faktoren seitens des Betriebes verändert werden können und sollen. Eine qualifizierte und differenzierte Analyse der Situation der betroffenen Beschäftigten ist deshalb die Grundlage für ein zielführendes Betriebliches Eingliederungsmanagement.

Ebenfalls ist im Rahmen der Situationsanalyse abzuklären, wie betrieblicherseits der/die Beschäftigte unterstützt werden kann, seine/ihre Gesundheit zu stabilisieren und/oder Überlastungen in seiner/ihrer privaten Situation abzubauen. Dabei soll seine/ihre Beteiligung und Eigeninitiative gefördert werden.

Die Situationsanalyse ist nicht als einmalige Momentaufnahme zu verstehen. Vielmehr handelt es sich bei der Situationsanalyse im Rahmen des BEM um einen fortlaufenden Prozess, in dem neue Informationen und Erkenntnisse aufgenommen, analysiert und bewertet werden und jeweils bei der Planung der betrieblichen Eingliederung Berücksichtigung finden müssen.

Die Situationsanalyse ist der Prozessschritt des Betrieblichen Eingliederungsmanagements, bei dem die Anforderungen des Arbeitsplatzes an den/die Betroffene/n (Anforderungsprofil) und seine/ihre Ressourcen aus dem betrieblichen und privaten Umfeld sowie die Leistungsfähigkeit der/des Betroffenen (Fähigkeitsprofil) ermittelt werden. Aus dem Vergleich werden Maßnahmen mit dem Ziel abgeleitet, das Fähigkeits- und Anforderungsprofil in Übereinstimmung zu bringen.

Die folgende Grafik zeigt die verschiedenen Aspekte der Situationsanalyse und ordnet sie jeweils den für die Durchführung Verantwortlichen zu:

Abb.5: Die Aspekte der Situationsanalyse und die zur Durchführung Verantwortlichen

Das ermittelte Anforderungsprofil des Arbeitsplatzes und das vorhandene Fähigkeitsprofil der/des Betroffenen werden auf Übereinstimmung bzw. Abweichungen geprüft. Gibt es Differenzen zwischen den beiden Profilen, die bei dem/der Betroffenen zu Unter- oder Überforderung (fachlich, physisch, psychisch, geistig) führen können, sind die Möglichkeiten für die Beseitigung der Abweichungen zu prüfen.

Diese können in der Anpassung des Arbeitsplatzes und/oder der Arbeitsorganisation an die vorhandenen Fähigkeiten der/des Betroffenen oder in der Anpassung der/des Betroffenen an die Anforderungen z. B. durch Qualifizierung liegen.

Abb. 6: Abgleich von Anforderungs- und Fähigkeitsprofil

Bei der Analyse ist es wichtig, dass die Beteiligten sich nicht einschränken bezüglich der Vielfalt an Maßnahmen und/oder der Reichweite z.B. bei einer sinnvollen Veränderung, Umgestaltung oder Neugestaltung des Arbeitsplatzes. Das zentrale Ziel ist, der/dem Betroffenen am vorhandenen, an einem anderen oder einem ihren/seinen Fähigkeiten entsprechenden Arbeitsplatz die Teilhabe am Arbeitsleben zu ermöglichen.

Die Situationsanalyse wird jeweils von der Person aus dem Integrationsteam organisiert und koordiniert, die das Fallmanagement auf Wunsch des/der Betroffenen übernommen hat. Die Zustimmung, Mitwirkung und Selbstbestimmung des/der betroffenen Beschäftigten bei der Situationsanalyse sind Voraussetzungen für die Durchführung.

(1) Der/die Arbeitsmediziner(in) wird in aller Regel zu folgenden Aspekten an der Situationsanalyse beteiligt:

• arbeitsmedizinische Untersuchung des/der betroffenen Beschäftigten,
• Auswertung hausärztlicher oder fachärztlicher Stellungnahmen,
• Abstimmung mit Haus- bzw. Fachärzten/innen zu den jeweiligen Stellungnahmen,
• Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes,
• ggf. ärztliche Gespräche über Belastungen und Entlastungsmöglichkeiten aus dem privaten Umfeld,
• ärztliche Gespräche über Gesundheitsressourcen, Möglichkeiten zur gesundheitlichen Stabilisierung und Bewältigung von Belastungen.

Fazit: Der/die Arbeitsmediziner(in) soll aufgrund der ihm/ihr vorliegenden Informationen und den daraus abzuleitenden Erkenntnissen aufzeigen, über welche Ressourcen und Fähigkeiten der/die Betroffene verfügt. Darüber hinaus soll er/sie aber auch auf Einschränkungen hinweisen, um den betrieblichen Akteuren im Prozess der Wiedereingliederung die Möglichkeit zu geben, Anforderungen und Fähigkeiten in Übereinstimmung zu bringen. Er/sie soll sich ebenfalls aktiv bei der Arbeitsgestaltung einbringen und bei medizinischen Fragen die Schnittstelle zu anderen Fachärzten/innen und/oder anderen medizinischen Institutionen bilden.

(2) Der/die Fallmanager(in) übernimmt die Aufgaben

• im Rahmen der Eingliederungsgespräche die Situation des/der Betroffenen zu erfassen sowie den Ablauf und die Inhalte der Situationsanalyse mit dem/der Betroffenen und weiteren Akteuren zu koordinieren und die Ergebnisse auszuwerten,
• den/die betroffene/n Beschäftigte/n während der gesamten Situationsanalyse zu begleiten,
• die emotionale Verarbeitung und Bewältigung der Erkrankung und ihrer Auswirkungen (Leistungseinschränkungen, Einschränkung der Beteiligung am betrieblichen Geschehen, Befürchtungen und Ängste usw.) mit dem/der Mitarbeiter(in) im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten zu bewerten,
• mit dem/der Beschäftigten die betriebliche Unterstützung von Vorgesetzten und Kollegen/-innen zu besprechen und zu organisieren,
• mit dem/der Vorgesetzten die Situation des/der Betroffenen zu untersuchen,
• zusätzliche Belastungen im privaten Umfeld im Hinblick auf evtl. Unterstützungs- und Entlastungsmöglichkeiten zu besprechen,
• an der Erstellung des Anforderungsprofils des Arbeitsplatzes und des Fähigkeitsprofils der/des Beschäftigten mitzuwirken,
• gemeinsam mit Vorgesetzten, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Arbeitsmediziner(in) und Betroffenen/Betroffener Optionen zu prüfen, die zur Übereinstimmung von Anforderungs- und Fähigkeitsprofil führen.
• In der Vorbereitung des Maßnahmenplanungsgesprächs mit dem/der Betroffenen die Ergebnisse der Situationsanalyse auswerten und erste Lösungsansätze planen.

(3) Die Führungskraft (Vorgesetzte/r) ist beteiligt

• an der Erstellung des Anforderungsprofils durch Beschreibung der Aufgaben, der Arbeitsanforderungen und der besonderen Belastungen des Arbeitsplatzes und der Arbeitsumgebung (Aufgabenbeschreibung und Gefährdungsbeurteilung),
• mit einer nicht wertenden Beschreibung die Reaktionen des/der betroffenen Mitarbeiters/Mitarbeiterin auf die Arbeitsanforderungen und die besonderen Belastungen zu beleuchten,
• an Gesprächen über die soziale Situation der/des Beschäftigten am Arbeitsplatz (Unterstützung durch Führungskraft und Kollegen/-innen),
• an der Ermittlung von möglichen Gestaltungsmaßnahmen des Arbeitsplatzes und der Arbeitsorganisation.

Der/die Vorgesetzte ergänzt mit seiner/ihrer Beschreibung die Darstellung des/der betroffenen Mitarbeiters/Mitarbeiterin.

(4) Die Personalabteilung bzw. der/die jeweils zuständige Personalreferent(in)

• stellt die Aufgabenbeschreibung des Arbeitsplatzes zur Verfügung
• informiert über ggf. bereits geplante Maßnahmen zur Qualifizierung oder Arbeitsplatzanpassung/ Versetzungen des/der Betroffenen

(5) Die Fachkraft für Arbeitssicherheit ist im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung an der Situationsanalyse beteiligt und gibt Hinweise zur Arbeitsgestaltung.

(6) Das für den Bereich zuständige Betriebsratsmitglied und die Schwerbehindertenvertretung

• stellen ihr Wissen über die Arbeitsplätze und Arbeitsanforderungen zur Verfügung,
• unterstützen den Prozess der Situationsanalyse.

(7) Externe Stellen werden hinzugezogen, wenn Leistungen zur Teilhabe oder begleitende Hilfen im Arbeitsleben in Betracht kommen:

• Die gemeinsamen Servicestellen der Krankenkassen, gesetzlichen Rentenversicherung, gesetzlichen Unfallversicherung und der Agentur für Arbeit stellen den Bedarf von Leistungen zur Sicherung der Teilhabe am Arbeitsleben fest (medizinische und/oder berufliche Rehabilitation, technische Beratung, Hilfsmittel, weitere Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben).
• Das örtliche Integrationsamt für begleitende Hilfen im Arbeitsleben z.B. für Beratung, technische Beratung, berufsbegleitender Dienst, Arbeitsplatzausstattung und finanzielle Leistungen
• Externe Partner können im Rahmen der Situationsanalyse hilfreich sein
  • für eine vertiefte Abklärung des Gesundheitszustands, beispielsweise durch Fachärzte/Fachärztin und/oder Einrichtungen der medizinischen Rehabilitation,
  • für eine umfassende Eignungsabklärung, beispielsweise durch eine/n Anbieter/in von Leistungen der beruflichen Rehabilitation.
• Der/die Fallmanager(in) bereitet gemeinsam mit dem/der Betroffenen die Vorstellung der Ergebnisse der Situationsanalyse und der Maßnahmenvorschläge im Integrationsteam vor. Sie nutzen dazu das Dokumentationsblatt I.2.14. Anforderungs- und Fähigkeitsprofil, indem die Ergebnisse der Situationsanalyse übersichtlich zusammengefasst werden. In diesem Gespräch beraten sie, ob der/die Betroffene am Maßnahmenplanungsgespräch persönlich teilnimmt und die Ergebnisse der Situationsanalyse selbst vorträgt.

Darüber hinaus sollte zur Vorbereitung der Maßnahmenplanung geklärt werden, ob weitere Akteure über das Integrationsteam hinaus an der Maßnahmenplanung beteiligt werden. Diese können interne Experten (z.B. der/die Vorgesetzte oder die Sicherheitsfachkraft/ Arbeitsmediziner(in)) oder externe Experten (z.B. Vertreter/innen externer Leistungsträger wie Integrationsamt, BG, KK etc.) sein. Der/die Fallmanager(in) informiert den/die Koordinator/in des Integrationsteams über die Teilnahme interner und/oder externer Experten/innen. Der/die Koordinator(in) stellt die Teilnahme der externen Leistungsträger sicher.

Im Folgenden werden der Ablauf der Situationsanalyse und die Verantwortlichen/Beteiligten für die Durchführung des jeweiligen Schrittes dargestellt (siehe auch I.2.2 Ablaufschema: Prozessanalyse).

Tabelle 3: Ablauf und Beteiligte in der Situationsanalyse

In der Situationsanalyse kommen insbesondere folgende Methoden zum Einsatz:

• Strukturierte Erfassung der Anforderungen am Arbeitsplatz durch:
  • Gespräche mit dem/der Betroffenen (Selbsteinschätzung der Arbeitsbedingungen)
  • Rückgriff auf vorhandene Daten sowie ggf. deren Aktualisierung bzw. Vervollständigung (Aufgaben beschreibung, Gefährdungsbeurteilungen, sonstige Auswertungen),
  • Gespräch(e) mit dem/der Vorgesetzten des/der betroffenen Mitarbeiter/in,
  • Begehung des Arbeitsplatzes.
• Strukturierte Erfassung des Fähigkeitsprofils:
  • durch Qualifikationsnachweise (Berufsausbildung, Weiterbildung),
  • durch Auswertung von Attesten durch den/die Arbeitsmediziner/in,
  • strukturierte Selbsteinschätzung,
  • Erfassung weiterer Kompetenzen der/des Betroffenen wie z.B. Spezialkenntnisse und Erfahrungswissen,
  • Gespräche mit Führungskräften zur Einschätzungen von Fähigkeiten und Ressourcen
• Vergleich von Anforderungs- und Fähigkeitsprofil mit der Ableitung von Maßnahmen.

Die Situationsanalyse liefert die Basis für eine zielgerichtete Maßnahmenplanung. Im Rahmen der Situationsanalyse sind alle Potenziale zu überprüfen, die im jeweiligen Fall dazu beitragen könnten, die Ziele des § 84 Abs. 2 SGB IX zu erreichen. Darüber hinaus ist die aktuelle Rechtsprechung zu berücksichtigen:

• BAG - 2 AZR 716/06: Gestaltung eines leidensgerechten Arbeitsplatzes
• BAG - 2 AZR 1012/06: Freimachen von Arbeitsplätzen durch Umsetzungen
• BAG - 2 AZR 400/08: Anforderungen an ein betriebliches Eingliederungsmanagement
• BAG - 2 AZR 198/09 : Weiterbeschäftigung durch Versetzung
• BAG - 2 AZR 170/10 : Anforderung an das BEM
• LAG Hamm - 8 Sa 726/11 : Stufenweise Wiedereingliederung
• LAG Hamm - 13 Sa 805/11 : Gestaltungslösungen über einen längeren Zeitraum praktizieren

Zustimmung, Mitwirkung und Selbstbestimmung der betroffenen Beschäftigten bei der Situationsanalyse sind die Voraussetzung für die Durchführung der Situationsanalyse. Der/die Fallmanager(in) bespricht mit dem/der Betroffenen, an welchen Analyseschritten er/sie teilnehmen möchte. Verzichtet der/die Betroffene auf eine Teilnahme, werden ihm/ihr die Ergebnisse der jeweiligen Analyse mitgeteilt. Der/die Betroffene wird an der Entscheidung über Maßnahmenoptionen beteiligt und soll sein/ihr Erfahrungswissen einbringen. Mögliche Folgen werden mit ihm/ihr besprochen. Der/die Betroffene plant gemeinsam mit dem/der Fallmanager(in) die Vorbereitung der Maßnahmen.

Die verschiedenen Analysephasen werden mit der/dem Betroffenen in einer für sie/ihn verständlichen Form und Sprache durchgeführt. Bei Verständigungsproblemen (z.B. Menschen mit geringen Deutschkenntnissen, Menschen mit Sinnesbehinderungen) ist bereits im Vorfeld zu klären, ob zusätzliche Unterstützung von Übersetzern/Übersetzerinnen oder z.B. Gebärdendolmetschern/-dolmetscherinnen erforderlich ist. Sollte der/die Betroffene unter körperlichen und/oder psychischen Einschränkungen leiden, sind die Rahmenbedingungen (Erreichbarkeit bzw. Lage des Veranstaltungsortes, etc.) entsprechend zu gestalten.

Die Situationsanalyse wird unter Einbeziehung interner Experten/Expertinnen (Sicherheitsfachkraft, Arbeitsmediziner(in)) durchgeführt. Es ist bereits während der Situationsanalyse zu überprüfen, ob Vertreter/innen externer Institutionen (BG, KK, IFD, Integrationsfachdienste, Rentenversicherungsträger etc.) hinzugezogen werden sollen. Dies ist mit dem/der Betroffenen abzustimmen. Bei Maßnahmenplanungen, die den Arbeitsplatz, die Arbeitsorganisation und/oder die Qualifizierung der/des Betroffenen betreffen, sind die jeweiligen Führungskräfte sowie der Betriebsrat zu beteiligen.

Die Situationsanalyse erfolgt im Rahmen eines beteiligungsorientierten Prozesses.

Diversity (Gender Mainstreaming, Alter(n)sgerechtigkeit, Migrationshintergrund)

Die Analyse der verschiedenen Aspekte soll auf die unterschiedlichen Lebenssituationen von Frauen und Männern, jüngeren und älteren Beschäftigten sowie auf unterschiedliche kulturelle Rahmenbedingungen Rücksicht nehmen. Die Ableitung der Maßnahmen aus der Situationsanalyse sollte nicht vom Geschlecht beeinflusst werden. Es sind aber die verschiedenen Voraussetzungen von Männern und Frauen zu berücksichtigen (z.B. Kinderbetreuung während Reha-Maßnahmen, alleinerziehend, usw.). Maßnahmen zur Qualifizierung und Arbeitsgestaltung haben darüber hinaus den veränderten Leistungsvoraussetzungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten älterer Mitarbeiter/innen Rechnung zu tragen.