Der Werkzeugkasten BEM ist das Ergebnis des Projektes »Werkzeugkasten Eingliederungsmanagement - Gestaltung, Umsetzung und Transfer von Praxisinstrumenten zum Eingliederungsmanagement«. Das Projekt wurde im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales mit Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) im Rahmen der Initiative »job – Jobs ohne Barrieren« gefördert.

Der Werkzeugkasten unterstützt Unternehmen dabei, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) im Unternehmen einzuführen und aufzubauen, das den rechtlichen Anforderungen des § 84 Abs. 2 SGB IX entspricht.

Die Unternehmen bekommen mit dem Werkzeugkasten praxisnahe Arbeitsmittel an die Hand, die an die betrieblichen Anforderungen angepasst werden können. Die Werkzeuge sind in Unternehmen unterschiedlicher Branchen (Möbelindustrie, Maschinen- und Werkzeugbau, Eisen- und Stahlindustrie, Callcenter und Energieversorger) und Größe (78 bis 2000 Mitarbeiter/innen) erprobt worden.

Der Werkzeugkasten beinhaltet einfach nachzuvollziehende Prozessschritte mit jeweils zugeordneten Instrumenten und Dokumenten, womit eine systematische und ergebnisoffene Suchstrategie angestoßen werden soll. Damit können die Handlungs- und Lösungsräume im Rahmen des BEM passgenau an den Bedarfen der Betroffenen und der Unternehmen orientiert werden und damit bessere Lösungen für die Wiedereingliederung gesundheitlich beeinträchtigter Beschäftigter erreicht werden.

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement erlangt durch den demografischen Wandel dadurch eine besondere Bedeutung, dass mit ihm der Handlungsdruck der Unternehmen steigt, durch Arbeitsgestaltung Rahmenbedingungen zu schaffen, die die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter(innen) wiederherstellen und bis zum Eintritt ins Rentenalter erhalten können.

Der Auftrag zur Einführung eines BEM richtet sich an den/die Arbeitgeber/in, der gem. § 84 Abs. 2 in Kooperation mit der Interessenvertretung ein BEM umsetzen soll. Die Projekterfahrung zeigt in der Tat, dass sich ein erfolgreiches BEM nur einvernehmlich im Unternehmen umsetzen lässt. Eine gleiche Wissensbasis aller am BEM Beteiligten zu den inhaltlichen und gesetzlichen Anforderungen, dem Ablauf von BEM sowie den Rollen und Aufgaben der Akteure(innen) bilden eine wesentliche Grundlage für seine erfolgreiche Einführung.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter(innen), am BEM teilzunehmen, hängt maßgeblich von der jeweiligen Vertrauenskultur im Unternehmen ab. Der Vorbereitung zur Einführung von BEM ist damit besonderes Augenmerk zu schenken. Eindeutige Zielsetzungen, bereits im Vorfeld definierte transparente, nachvollziehbare Abläufe und Verantwortlichkeiten müssen auf allen Ebenen im Unternehmen kommuniziert und veröffentlicht werden.

Eine zu Beginn des BEM abgeschlossene Betriebsvereinbarung unterstützt diesen Prozess, gibt klare Handlungsanleitungen, fördert routinierte Abläufe und schafft Vertrauen.

Im Mittelpunkt des BEM-Verfahrens steht der/die Betroffene. Er/sie ist in allen Prozessabschnitten Herr/Frau des Verfahrens. Seine/ihre Teilnahme ist freiwillig. Der/die Betroffene soll dazu befähigt werden, sich aktiv an den Aktivitäten zu beteiligen und selbst Entscheidungen zur Teilhabe am Arbeitsleben zu treffen.

Damit der Werkzeugkoffer als instrumentelle Grundlage des EingliederungsmanagementsNorm beitragen kann, müssen die Instrumente:

• durchgängig normen- bzw. rechtskonform sein
• bei der Gestaltung von Einzelfalllösungen sowohl die Situation der Person als auch die konkreten betrieblichen Rahmenbedingungen berücksichtigen
• Aspekte der Gestaltung des Arbeitssystems im Rahmen von BEM systematisch aufnehmen
• beteiligungsorientiert und ressourcenorientiert sein, was heißt, dass sie personenbezogene und betriebliche Ressourcen wie z.B. im Betrieb vorhandene Erfahrungen und Kompetenzen einzubeziehen haben
• der sozialen Vielfalt der Beschäftigten (Geschlecht, Alter, kulturelle Hintergründe usw.) gerecht werden.

Wird diesen Qualitätskriterien entsprochen, wird BEM zu einem qualitätsgesicherten Prozess ausgestaltet.

Zur Umsetzung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements stehen dem/der Nutzer(in) eine Vielzahl an Werkzeugen aus dem Werkzeugkasten zur Verfügung. Werkzeuge in diesem Zusammenhang sind Prozessbeschreibungen, Ablaufschemata, Instrumente oder Dokumente.

Der Werkzeugkasten untergliedert sich grundsätzlich in drei verschiedene Prozesstypen:

• fallbezogene Prozesse (I.)
• dazugehörige Dokumentation im Einzelfall (II.) und darüber hinausgehende
• begleitende Prozesse (III.).

Die nachfolgende Abbildung gibt einen Überblick über die Prozessstruktur.

Abb. 1: Struktur des Werkzeugkastens

Diese Prozesse und Werkzeuge beziehen sich stets auf den jeweiligen BEM-Einzelfall und umfassen, systematisch durchstrukturiert, alle zu durchlaufenden Schritte von der Einleitung bis hin zum Abschluss des BEM-Verfahrens auf einem einheitlichen Qualitätsniveau. Sie untergliedern sich in:

I.1 die BEM-Einleitung

I.2 die Situationsanalyse

I.3 die Maßnahmenplanung

I.4 die Maßnahmenumsetzung

I.5 den BEM-Abschluss. (vgl. Abb.1: Struktur des Werkzeugkastens)

Die Dokumentation der einzelnen BEM-Prozesse erfolgt mit Hilfe der Werkzeuge unter II: Dokumentation.

Die begleitenden Prozesse beziehen sich auf die betrieblichen Rahmenbedingungen und auf vorhandene Ressourcen, Strukturen und Abläufe sowie die betriebsexternen Bedingungen, die mit BEM in Verbindung stehen.

Sie gliedern sich wie folgt:

III. 1 Betriebsinterne Öffentlichkeitsarbeit (Bekanntmachung von BEM)

III.2 Bildung des Integrationsteams

III.3 Datenschutz

III.4 Vernetzung mit betrieblichen Prozessen und Strukturen

III.5 Einbindung externer Leistungen und Hilfen

III.6 Inner- und überbetriebliche Regelungen

III.7 Evaluation

(vgl. Abb.: 1: Struktur Werkzeugkasten)

Untergliederung der Prozesse:

Alle Prozesse sind nach folgendem Grundschema gegliedert:

Abb.2: Grundgliederung der Prozesse

Angelehnt an die Vorgehensweise in verschiedenen Managementsystemen, wird jeder Prozess im Rahmen einer Prozessbeschreibung behandelt. Dabei werden die im Projekt entwickelten und für die gesetzeskonforme Umsetzung notwendigen Qualitätskriterien berücksichtigt bzw. sie beschreiben die Handlungsorientierung.

In der Prozessbeschreibung bekommt der/die Nutzer(in) einen Überblick über das was im Rahmen des Prozesses umgesetzt werden soll, wer die beschriebenen Aufgaben übernehmen kann und was im Sinne der entwickelten Qualitätskriterien zu berücksichtigen ist.

Es werden die aufeinander aufbauenden Schritte zur Umsetzung beschrieben und es erfolgt der Verweis auf darüber hinaus zur Verfügung gestellte Instrumente oder Dokumente.

Zur Unterstützung der Prozessbeschreibung gibt es ein Ablaufschema, das die jeweiligen Schritte im Prozess, die durchführenden und unterstützenden Akteure(innen) beschreibt sowie auf zur Unterstützung entwickelte Instrumente und Dokumente verweist. (vgl. Abb.: 3)

Abb.3: Ablaufschema am Beispiel BEM-Einleitung (Ausschnitt)

Instrumente dienen der Unterstützung, bzw. als Handlungshilfe für die Akteure(innen) im BEM (das Integrationsteam). Die Instrumente beinhalten konkrete, eingegrenzte Prozessabschnitte und geben Hinweise zum Umgang mit bestimmten Situationen. Im Rahmen der BEM-Einleitung werden z.B. folgende Instrumente zur Unterstützung eingesetzt:

• I.2.3 Instrument AU-Liste
• I.2.4 Instrument Erst- und Wiederholungskontakt
• I.1.5 Instrument Informationsgespräch.

Die Instrumente werden konkretisiert durch sogenannte Dokumente:

• exemplarische Beispiele und/oder
• Vorlagen zur Dokumentation.

Die folgende Auflistung dient zur Veranschaulichung von exemplarischen Beispielen, die mit geringem Aufwand an die jeweilige betriebliche Situation des/der Nutzers/in angepasst werden können:

• I.1.6 Dokument Anschreiben zur Teilnahme
• I.1.7 Dokument Wiederholungsanschreiben
• I.3.5 Dokument Pool an Eingliederungsmaßnahmen
• II.3 Dokument Beispiel fallbezogene Dokumentation
• III.1.3 Dokument Flyer
• III.1.4 Dokument BEM-Plakat
• III.1.5 Rundschreiben an die Mitarbeiter/innen zu BEM
• III.1.6 Rundschreiben an die Führungskräfte zu BEM.

Beispielhaft genannt sind im Folgenden Vorlagen, die das Integrationsteam zur Einzelfalldokumentation nutzen kann:

• I.1.8 Dokument BEM-Deckblatt
• I.1.9 Dokument BEM-Einleitung
• I.2.4 Dokument Selbsteinschätzung Arbeitsbedingungen
• I.2.11 Dokument Auftragsblatt Fallmanager(in)
• I.2.12 Dokument Begehungsprotokoll
• I.2.14 Dokument Anforderungs- und Fähigkeitsprofil

Beispiel: BEM- Einleitung

Datum BEM-Anschreiben
Erstkontakt am / durch
per	Brief	Telefon	persönlich
Wiederholungskontakt am / durch
per	Brief	Telefon	persönlich
Informationsgespräch am / durch
Zustimmung zum BEM liegt	vor	nicht vor
Information an Personalbereich:	ja, am	nein

Abb. 4: Bsp. Dokument als Vorlage

Die jeweilige Untergliederung der fallbezogenen und Begleitprozesse wird grafisch unterstützt und ist in Tabelle 1 abgebildet.

Tabelle 1: grafische Unterstützung durch Symbole

Prozesswerkzeuge	Symbol
Prozessbeschreibungen
Ablaufschema
Instrumente
Dokumente/Beispiele

Der beste Einstieg in die Arbeit mit dem Werkzeugkasten ist der, sich zunächst einen Überblick über die Inhalte und den Ablauf der BEM-Prozesse zu verschaffen. Dies gelingt am besten, wenn man sich zunächst alle Prozessbeschreibungen anschaut, da der Werkzeugkasten so aufgebaut ist, dass er vom Allgemeinen (Prozessbeschreibungen), über die Beschreibung spezieller Situationen (Instrumente) bis hin zu konkreten Beispielen (Dokumente) führt.