Mit dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) vereinbaren die Betriebsparteien eine Verfahrensregelung zur betrieblichen Umsetzung des § 84 Abs. 2 SGB IX, damit für Beschäftigte mit Langzeit- oder wiederholter Erkrankung eine gesundheitsbedingte Gefährdung des Arbeitsverhältnisses frühzeitig abgewendet wird.
Auf der Basis dieser Zielsetzung definieren Arbeitgeber/in und Betriebsrat gemeinsam Organisationsstrukturen und Verfahrensabläufe des BEM und vereinbaren Verantwortlichkeiten für Maßnahmen zur Teilhabe am Arbeitsleben.
Neben dem gesetzlichen Auftrag des BEM verfolgen die Betriebsparteien das Ziel, die Gesundheit und die Beschäftigungsfähigkeit der Beschäftigten dauerhaft zu erhalten und zu fördern. Sie orientieren sich am Maßstab der Weltgesundheitsorganisation (WHO): »Gesundheit ist der Zustand des vollständigen körperlichen, geistigen und sozialen Wohlbefindens und nicht nur des Freiseins von Krankheiten und Gebrechen«.
Grundlage für ein erfolgreiches BEM ist eine vertrauensvolle Zusammenarbeit der Betriebsparteien mit außerbetrieblichen Fachkräften, Trägern und Anbietern von Eingliederungsmaßnahmen und den innerbetrieblichen Akteuren/-innen der Gesundheitsdienste, der Sozialdienste und der Arbeitssicherheit sowie den verantwortlichen Führungskräften.
Alle Akteure/innen gewährleisten durch eine systematische Koordination von Maßnahmen der Rehabilitation und der Gesundheitsförderung, dass die Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit der betroffenen Beschäftigten gesichert wird.
Das BEM ist Bestandteil einer beschäftigungssichernden Gesundheits- und Unternehmenspolitik. Andere gesundheitsschützende und -fördernde Betriebsvereinbarungen und Richtlinien wirken dabei zusammen.
Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Beschäftigten, die innerhalb der vorausgegangenen 12 Monate länger als 42 Wochentage ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren und deren Arbeitsunfähigkeit andauert.
Beschäftigte, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, erhalten auf Wunsch ebenfalls ein BEM-Angebot. Insbesondere finden diese Regelungen auch Anwendung auf Beschäftigte mit Einsatzeinschränkung. Einsatzeingeschränkte sind Beschäftigte mit nicht nur vorübergehenden gesundheitlichen Einsatzeinschränkungen bezogen auf ihre aktuellen Arbeitsbedingungen.
Beschäftigte mit Einsatzeinschränkungen erhalten auf Wunsch ein Unterstützungsangebot durch BEM, damit die Leistungsanforderung und ihre Leistungsfähigkeit mit Hilfe eines entsprechend gestalteten Arbeitsplatzes in Übereinstimmung gebracht werden kann.
Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist ein beschäftigungserhaltender und gesundheitsfördernder Suchprozess. Mit den dabei realisierten Maßnahmen werden folgende Ziele erreicht:
Diesen Zielen dienen Maßnahmen des fähigkeitsgerechten Arbeitseinsatzes, des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, der gesundheitsförderlichen Gestaltung der Arbeit, der Gesundheitsförderung, der Rehabilitation und der beruflichen Bildung.
Die Teilnahme von beschäftigten Arbeitnehmern/-innen am Betrieblichen Eingliederungsmanagement ist freiwillig. Aus der Teilnahme oder Nichtteilnahme am Betrieblichen Eingliederungsmanagement dürfen Beschäftigten keinerlei Nachteile entstehen.
Insbesondere der Beginn, der Verlauf, die Unterbrechung, die Aussetzung und Beendigung des Verfahrens, die Art der Maßnahmen, die Person des/der Fallmanagers/-in aus dem Integrationsteam, die Hinzuziehung von Personen des Vertrauens erfolgen nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Betroffenen.
Für die Zeitdauer des BEM und für den Zeitraum von einem Jahr nach Abschluss des BEM ist eine krankheitsbedingte Kündigung ausgeschlossen.
Haben sich die Betriebsparteien über ihre gemeinsame Absicht zur Einführung des BEM verständigt, erfolgt eine Erstinformation der Belegschaft über Inhalte und Zweck des Betrieblichen Eingliederungsmanagements in der nächsten Betriebs- und Schwerbehindertenversammlung.
Nach Abschluss der Betriebsvereinbarung wird die Belegschaft über die Inhalte und Ziele der Betriebsvereinbarung unterrichtet. Dies erfolgt durch ein persönliches Anschreiben an alle Beschäftigten, durch ein Informationsschreiben an die Führungskräfte, während einer Belegschaftsversammlung, durch Informationen an den vorhandenen »Schwarzen Brettern«, im Intranet sowie durch eine Unterweisung nach § 12 ArbSchG.
Zusammensetzung des Integrationsteams
Zur Bearbeitung der Eingliederungsaufgaben aus der Betriebsvereinbarung wird ein Integrationsteam aus Vertretern/-innen des/der Arbeitgebers/in, der Schwerbehindertenvertretung1 und des Betriebsrates gebildet. Fallbezogen können zur Beratung des Integrationsteams folgende weitere interne und externe Experten/-innen hinzugezogen werden: der/die Werks- oder Betriebsarzt/ärztinnen, die Fachkraft für Arbeitssicherheit, externe Stellen wie Fachkräfte des Integrationsamts, der Rehabilitationsträger (Krankenkasse, Rentenversicherung, Unfallversicherung, Agentur für Arbeit), Experten/-innen von Einrichtungen der medizinischen oder beruflichen Rehabilitation oder des Integrationsfachdienstes.
Aufgaben des Integrationsteams
Das Integrationsteam hat die Aufgabe mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person, geeignete Maßnahmen, Leistungen und Hilfen umzusetzen, damit die Arbeitsunfähigkeit überwunden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden. Dazu stellt das betriebliche Integrationsteam zunächst den Kontakt zu den betroffenen Beschäftigten her und unterrichtet über das Betriebliche Eingliederungsmanagement und die Hilfsangebote.
Das Integrationsteam beurteilt unter Beteiligung der Betroffenen und mit Unterstützung interner und externer Fachkräfte die gesundheitsbedingte Gefährdung der Beschäftigungsfähigkeit, berät über Rechtsansprüche und Integrationsmaßnahmen und stellt den konkreten Handlungsbedarf fest.
Auf der Basis eines Maßnahmenplans sorgt das Integrationsteam in enger Abstimmung mit den Betroffenen und mit allen relevanten Leistungsträgern für die Erbringung der im Einzelfall erforderlichen Leistungen zur Teilhabe.
Das Integrationsteam stellt die Begleitung und Betreuung der Betroffenen während inner- und außerbetrieblicher Maßnahmen sicher.
Das Integrationsteam arbeitet eng mit Leistungsträgern/innen und Leistungsanbietern/innen zusammen und sorgt für die Einbindung des Unternehmens in die vorhandene psychosoziale und rehabilitative Versorgung am Ort bzw. in der Region. Das Integrationsteam wirkt auf den Abschluss von Kooperationsvereinbarungen mit Leistungsträgern/innen und Leistungserbringern/innen hin, um eine frühestmögliche Durchführung und koordinierte Steuerung von Eingliederungsmaßnahmen zu erreichen.
Vertreter/innen des Integrationsteams berichten in regelmäßigen Abständen im Betriebsausschuss, den Betriebsratssitzungen, der Schwerbehindertenversammlung, der Betriebsversammlung, im Arbeitsschutzausschuss sowie in der betrieblichen Öffentlichkeit über die erreichten Ziele und Fortschritte aus der Vereinbarung.
Das Integrationsteam führt regelmäßig Qualifizierungsmaßnahmen für Führungs- und Fachkräfte, Betriebsratsmitglieder und die Schwerbehindertenvertretung durch.
Das Integrationsteam ist auch zuständig für die Dokumentation der jeweiligen Fallverläufe, der Maßnahmenplanung sowie für die Qualitätssicherung des BEM.
Kompetenzen des Integrationsteams
Das Integrationsteam arbeitet weisungsungebunden und koordiniert die beteiligten Akteure/innen und Entscheidungen in regelmäßigen Fallbesprechungen.
Das Integrationsteam hat folgende Kompetenzen
Fallmanager(in)
Der/Die langzeiterkrankte Beschäftigte bestimmt mit der Einleitung des BEM eine Ansprechperson aus dem Kreis des Integrationsteams. Diese® Fallmanager/-in berät und begleitet den/die jeweilige(n) Betroffene(n) während des gesamten Verlaufs des BEM. Er/Sie sorgt als fallführende® Verantwortli- che® für die Erledigung der genannten Aufgaben. Der/Die Fallmanager/-in nimmt Erklärungen der/des Beschäftigten entgegen, wie z. B. über die Beendigung oder Unterbrechung des Verfahrens.
Der/Die Fallmanager(in) hat seine/ihre Aufgaben mit der notwendigen Fachkenntnis auszuführen. Dazu ist er/sie im erforderlichen Umfang aus- und weiterzubilden. Dies schließt Supervision oder andere Formen externer Fallberatung ein.
Geschäftsordnung
Das Integrationsteam arbeitet auf der Grundlage einer Geschäftsordnung und stimmt diese mit dem/der Arbeitgeber/in und dem Betriebsrat ab. Die Geschäftsordnung regelt die Zusammenarbeit im Integrationsteam, die Organisation, den Ablauf und die Dokumentation der Sitzungen und Fallbesprechungen des Integrationsteams.
Qualifizierung des Integrationsteams
Die Mitglieder des Integrationsteams nehmen regelmäßig an Weiterbildungsmaßnahmen teil, die zur Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Erforderliche Kenntnisse sind insbesondere Wissensinhalte zu den Themen Fallmanagement, Beratung, Datenschutz, Integrations-, Rehabilitations-, Präventi- onsmaßnahmen, Gefährdungsbeurteilung, Dokumentation, Qualitätssicherung.
Die Personalabteilung leitet dem Integrationsteam eine aktuelle Auflistung der Beschäftigten zu, die die Voraussetzungen des BEM erfüllen. Die Auflistung (»AU-Liste«) enthält die Namen, Personalnummer, den Arbeitsbereich und ggf. die Schwerbehinderteneigenschaft der Beschäftigten. Die AU-Liste wird im regelmäßigem Abstand (monatlich) aktualisiert. Der Betriebsrat erhält eine Kopie der AU-Liste, sind schwerbehinderte Menschen betroffen erhält die Schwerbehindertenvertretung ebenfalls eine Kopie der AU-Liste.
Das Integrationsteam nimmt zu den genannten Personen umgehend Kontakt auf. Das Integrationsteam informiert die Betroffenen in einem Anschreiben über Anlass, Ziel und Freiwilligkeit des BEM, über das Angebot eines Erstgespräches sowie über die Wahlmöglichkeit einer Ansprechperson aus dem Integrationsteam.
Erfolgt keine Rückmeldung, wiederholt das Integrationsteam nach vier Wochen sein Informations- und Gesprächsangebot. Erst- und Wiederholungskontakt können im begründeten Bedarfsfall auch telefonisch oder persönlich erfolgen.
Die vom/von der Betroffenen bestimmte Ansprechperson (Fallmanager/-in) informiert in einem persönlichen Informationsgespräch über
Stimmt der/die Beschäftigte dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement zu, vereinbaren Fallmanager(in) und Beschäftigte® Termine für Eingliederungsgespräche. Zentraler Inhalt der Eingliederungsgespräche ist eine gründliche Analyse der Situation der/des betroffenen Beschäftigten.
Im Rahmen der Situationsanalyse wird ermittelt, welche Bedingungen zur Arbeitsunfähigkeit geführt haben und mit welchen betrieblichen und außerbetrieblichen Maßnahmen eine dauerhafte Arbeitsfähigkeit und berufliche Teilhabe erreicht werden kann.
Die Situationsanalyse beinhaltet insbesondere folgende Aspekte und Maßnahmen:
Darüber hinaus sind in die Situationsanalyse Erkenntnisse aus folgenden Maßnahmen einzubeziehen:
Das Gesamtergebnis der Situationsanalyse wird den Betroffenen vorgestellt und gemeinsam mit ihnen erörtert. Ziel ist die Vorbereitung von Eingliederungsmaßnahmen. Kommen Leistungen zur Teilhabe oder der Begleitenden Hilfe im Arbeitsleben in Betracht, ist die Hinzuziehung der zuständigen Stellen einzuleiten.
Integrationsteam und betroffene Beschäftigte verständigen sich auf einen schriftlichen Maßnahmenplan. Dieser enthält Angaben über Zielsetzung, Art und Umfang der Maßnahmen.
Maßnahmenplanungsgespräch
Das Integrationsteam erörtert dazu gemeinsam mit den Betroffenen in einem Maßnahmenplanungsgespräch die möglichen Eingliederungsmaßnahmen. Bei der Maßnahmenauswahl berücksichtigen die Beteiligten im Einzelfall ein breites Spektrum von gesundheits- und beschäftigungserhaltenden Maßnahmen: Belastungsabbau, Arbeits(zeit-)gestaltung, betriebliche Weiterbildung, berufsbegleitende (psychosoziale) Beratung, Coaching, Mediation, (barrierefreie) Arbeitsplatzanpassung und Technische Hilfen, medizinische und berufliche Rehabilitation, stufenweise Wiedereingliederung (28 SGB IX), Arbeits- und Belastungserprobung, Arbeitsschutz- und Gesundheitsförderungsmaßnahmen.
Um eine passgenaue Maßnahmenauswahl und -gestaltung zu erreichen, sind bei der Eingliederungsplanung zu berücksichtigen:
Der mit den Betroffenen abgestimmte Maßnahmenplan ist mit dem Ziel eines frühestmöglichen Maßnahmebeginns umzusetzen. Der/Die Fallmanager(in) ist dabei zuständig für die prozess- und maßnahmenbegleitende Beratung und Betreuung. Er/Sie steht in regelmäßigem Kontakt zu den betroffenen Beschäftigten und begleitet die Maßnahmen. Der/Die Fallmanager(in) und die Betroffenen bereiten gemeinsam mit dem Vorgesetzten, dem Betriebsrat die Wiedereingliederung vor. Sie informieren und beteiligen die KollegInnen.
Erkennt das Team und/oder der/die betroffene Beschäftigte, dass die Eingliederungsziele durch die Maßnahmen nicht erreichbar sind, erfolgt eine Revision der Maßnahmenplanung. Können die geplanten Ziele noch nicht erreicht werden, wird die Maßnahmenumsetzung ausgesetzt und zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt.
Der Abschluss des BEM beginnt, wenn die letzte geplante BEM-Maßnahme umgesetzt ist. Es ist ein Zeitraum von mindestens drei Monaten festzulegen, um das Erreichen der Maßnahmenziele zu überprüfen.
Abschlussgespräch
Nach Ablauf des vereinbarten Zeitraums führen der/die Fallmanager(in), der/die Betroffen(e) und die Leitung des Beschäftigungsbereichs ein Abschlussgespräch. Sie erörtern die Wirkung der Eingliederungsmaßnahmen und der Maßnahmen zur Sicherung des Eingliederungserfolges. Falls erforderlich wird ein Präventionsplan vereinbart, um einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen.
Der/Die Fallmanager(in) berichtet im Integrationsteam über das Abschlussgespräch. Das Integrationsteam stellt dann im Konsens den Abschluss des BEM-Verfahrens fest. Die Erkenntnisse aus dem BEM-Verfahren werden auf das gesamte Arbeitssystem übertragen.
Datenerhebung und -verwendung
Eine Erhebung, Weitergabe und Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit (§ 3a BDSG) und nur in dem Umfang, der für die Zweckbestimmung im Betrieblichen Eingliederungsmanagement erforderlich ist. Die automatisierte Verarbeitung von Daten langzeit- oder wiederholt erkrankter Beschäftigter zum Zweck der Einleitung des BEM unterliegt gem. § 4d Abs. 5 BDSG vor Beginn der Verarbeitung einer Vorabkontrolle durch den betrieblichen Datenschutzbeauftragten.
Der Zugang von Mitgliedern des Integrationsteams zu sensiblen Daten setzt eine Einwilligung der Beschäftigten zur Weitergabe von Daten nach § 4 BDSG voraus. Durch die Arbeit im Integrationsteam werden auch personenbezogene Daten verarbeitet, die durch Dritte zur Verfügung gestellt werden. Die dabei zur Verfügung gestellten Daten unterliegen dem gleichen Schutz wie selbst erhobene Daten.
Verpflichtungserklärung und Qualifizierung des Integrationsteams
Jedes Mitglied des Integrationsteams ist mit Aufnahme seiner/ihrer Tätigkeit im Integrationsteam zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtet. Die zu unterzeichnende Verpflichtungserklärung nach § 5 BDSG wird zur Personalakte genommen. Die Mitglieder des Integrationsteams nehmen in regelmäßigen Abständen an allgemeinen und spezifischen Schulungsmaßnahmen zum Datenschutz teil.
BEM-Akte
Im Rahmen des BEM-Prozesses werden alle Daten in einer BEM-Akte hinterlegt. Die BEM-Akte ist getrennt von der allgemeinen Personalakte zu führen. Die BEM-Akte wird von dem/der jeweiligen Fallmanager/-in geführt. Im Einvernehmen mit dem/der Betroffenen werden dem Integrationsteam die notwendigen Informationen mitgeteilt.
Der/Die Betroffene ist auf Verlangen entsprechend § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) durch den/die Fallmanager/-in vollständig und umfassend über alle zu seiner/ihrer Person im BEM erhobenen Daten zu informieren. Vertreter/-innen der Betroffenen haben sich durch eine Einwilligungserklärung oder Vollmacht zu legitimieren.
Personalakte
Einleitung, Abschluss, Nichtzustandekommen, Abbruch oder Unterbrechung des BEM-Verfahrens sind informatorisch an die Personalabteilung zu übermitteln und werden ohne Angaben von Gründen Teil der Personalakte.
Aufbewahrung von Daten zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Alle Arbeitsunterlagen mit personenbezogenen Daten sind so zu verwahren, dass jeder Zugriff oder die Einsichtnahme durch Unbefugte ausgeschlossen ist. Als Arbeitsunterlagen verstehen sich hierbei manuelle und elektronische Datenträger wie Karteien, Belege, Schriftstücke, Akten und Aktensammlungen einschließlich ihrer Bestandteile. Jedes Mitglied des Integrationsteams trägt für seinen Bereich die Verantwortung darüber, dass die Vertraulichkeit der Daten auch im Umgang mit den Arbeitsunterlagen stets gewahrt wird.
Archivräume, die für die Aufbewahrung von BEM-Akten genutzt werden, sind stets abzuschließen und dürfen nur von den zutrittsbefugten Mitgliedern des Integrationsteams zur Erledigung dienstlicher Aufgaben betreten werden.
Vernichtung bzw. Übergabe von Daten zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
Gesammelte oder erhobene Daten sind nach Abschluss des BEM für den Zeitraum von drei Jahren datenschutzkonform zu archivieren. Danach sind die Daten datenschutzgerecht zu vernichten bzw. zu löschen bzw. den Betroffenen im Original zu übergeben. Kopien sind der Vernichtung zuzuführen. Über die Verwendung der Dokumente entscheiden die Betroffenen.
Zur Qualitätssicherung des BEM erfolgt eine jährliche Evaluation. Es wird ermittelt, inwieweit die Verfahrenvorschriften und die durchgeführten Maßnahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements geeignet sind, die gesetzten Ziele zu erreichen. Über die eingesetzten Evaluierungsinstrumente und das Evaluierungsverfahren ist vorab Einvernehmen zu erzielen.
Die Erfahrungen und Ergebnisse mit der Umsetzung dieser Betriebsvereinbarung sind spätestens nach Ablauf von zwei Jahren zu bewerten. Das Integrationsteam wertet insbesondere die bearbeiteten Fälle aus und berichtet dem/der Arbeitgeber/in und dem Betriebsrat regelmäßig über die Ergebnisse der Wiedereingliederungsmaßnahmen. Das Integrationsteam unterbreitet Arbeitgeber/in und Betriebsrat Änderungs- und Verbesserungsvorschläge.
Nach der Erstinformation informiert der/die Arbeitgeber/in die Belegschaft im Rahmen des Integrationsberichtes (83 SGB IX) und des Sozialberichtes (§ 43 BetrVG) mindestens einmal jährlich auf der Betriebsversammlung sowie der Schwerbehindertenversammlung über den Stand und die Entwicklung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements.
Streitigkeiten, die sich aus der Auslegung oder der Durchführung der Betriebsvereinbarung ergeben, werden durch die Einigungsstelle entschieden.
Die Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft. Die Rechte des Betriebsrates und der Schwerbehindertenvertretung bleiben unberührt.
Die Betriebsvereinbarung kann von beiden Parteien mit einer Frist von sechs Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Im Falle einer Kündigung wirkt diese Betriebsvereinbarung nach.
Sollte eine oder mehrere Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung ungültig sein, so beeinträchtigt dies die Wirksamkeit der Betriebsvereinbarung und der übrigen Bestimmungen nicht.