Das Informationsgespräch dient dazu, Beschäftigte, die länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind, in einem persönlichen Gespräch so umfassend über BEM zu informieren, dass die Betroffenen anschließend eine Entscheidung über ihre Teilnahme am BEM treffen können.
Im Informationsgespräch wird der/die Betroffene umfassend zu den Zielen, dem Vorgehen, den internen und ggf. externen Akteuren, aber auch zu seiner/ihrer eigenen Rolle innerhalb von BEM informiert. Er/sie wird aufgeklärt über den Schutz seiner/ihrer persönlichen Daten und den Grundsatz der Selbstbestimmung im gesamten BEM-Prozess. Im Rahmen dieses Informationsgesprächs sollen die Betroffenen ihre Probleme und Fragestellungen zu BEM klären können. Bei einer Ablehnung der Teilnahme am BEM-Verfahren wird das Ergebnis in der Personalakte dokumentiert und das Verfahren kann nicht eingeleitet werden. Das Ziel des Informationsgesprächs ist die umfassende Information der Betroffenen zu BEM, damit einer Teilnahme an BEM zugestimmt werden kann. Das Instrument löst die Rückmeldung über die Teilnahme / Nichtteilnahme des/der Betroffenen am BEM und die Einleitung der nächsten Schritte aus. Den Betroffenen wird eine angemessene Bedenkzeit eingeräumt.
Das Informationsgespräch folgt auf einer positiven Rückmeldung der Betroffenen auf den Erstkontakt. Der Termin und der Ort für das Erstgespräch werden mit den Betroffenen abgestimmt.
Die Räumlichkeit sollte der Teilnehmeranzahl angemessen und geeignet sein. Störungen während des Gespräches sind zu vermeiden. Dies schafft Vertrauen und ein Gefühl von Sicherheit. Es sollten sich auch keine Barrieren zwischen dem/der Betroffenen und dem/der jeweiligen Teilnehmer/in aus dem Integrationsteam befinden, wie z.B. ein großer Tisch.
Die Kontaktperson teilt dem/der Betroffenen das Interesse an der Wiederherstellung der Gesundheit bzw. an der Überwindung der Arbeitsunfähigkeit mit. Sie informiert den/die Betroffene/n über die Ziele und die verschiedenen Vorgehensmöglichkeiten im BEM. Für die Schaffung einer positiven Gesprächsatmosphäre ist es wichtig, das Informationsgespräch und die weiteren Gespräche von Krankenrückkehrgesprächen abzugrenzen. Weiterhin wird der/die Betroffene über folgende Aspekte informiert:
Die Sprache sollte einfach, klar und verständlich sein. Fremdwörter sind zu vermeiden. Bei Betroffenen mit geringen Deutschkenntnissen sind Dolmetscher/innen hinzuzuziehen. Ist der/die Betroffene gehörlos, kann ein/e Dolmetscher/in für Gebärdensprache beteiligt werden, die Kosten hierfür werden vom Integrationsamt übernommen.
An dem Informationsgespräch nimmt der/die Betroffene und der von ihm/ihr ausgewählte Teilnehmer/in (Fallmanager(in)) des Integrationsteams teil. Auf Wunsch des/der Betroffenen wird eine weitere Person seines/ihres Vertrauens beteiligt.
Die Aufgabe des/der Fallmanagers(in) im Erstgespräch besteht darin, den/die Betroffene/n sachlich über alle Belange des BEMs zu informieren. Er/sie benötigt neben fachlichen auch soziale Kompetenzen, um eine Vertrauensbasis zum/zur Betroffenen aufzubauen. Er/sie unterstützt den/die Betroffene/n bei der Entscheidungsfindung, entscheidet aber nicht für ihn/sie.
Der/die Betroffene soll Fragen offen ansprechen und Vorbehalte offenlegen können.
Das Ergebnis über die Teilnahme/ Nichtteilnahme wird in der Personalakte dokumentiert und bei Teilnahme wird eine BEM-Akte angelegt (siehe II.1 Prozessbeschreibung: Fallbezogene Dokumentation sowie II.2 Dokument: Fallbezogene Verlaufsdokumentation).
Als Nachschlagewerk zum Nachlesen kann dem/der Betroffenen zusätzlich das Dokument III.1.2 Leitfaden für Betroffene zur Verfügung gestellt werden.