Der schriftliche Erstkontakt (Anschreiben) ist die Regel für die erste Kontaktaufnahme mit den Betroffenen, um mit ihnen erstmalig in Verbindung zu treten und ihnen die Teilnahme am BEM vorzuschlagen. (siehe I.1.6 Dokument: Anschreiben zur Teilnahme)
Im Anschreiben wird der/die Betroffene zu einem ersten Informationsgespräch zur Einleitung eines BEM eingeladen. Dem Anschreiben liegt ein Antwortschreiben bei, in dem der/die Betroffene mitteilt, ob er/sie am Gespräch teilnehmen möchte und welche weiteren Personen er/sie an dem Gespräch beteiligen möchte.
Das Anschreiben löst die Rückmeldung über die Teilnahme/Nichtteilnahme des/der Betroffenen am Informationsgespräch aus. Eine fehlende Rückmeldung sollte nicht als Ablehnung gewertet werden. Meldet sich ein/e Betroffene/r nicht zurück, soll ein erneutes Anschreiben (siehe I.1.7 Dokument: Wiederholungsanschreiben) verschickt werden.
Im Anschreiben wird dem/der Betroffenen mitgeteilt, dass er/sie länger als 6 Wochen innerhalb der letzten 12 Monate arbeitsunfähig war und zu einem ersten Informationsgespräch zur Einleitung eines BEM eingeladen wird, zu dem er/sie eine Person seines/ihres Vertrauens mitbringen kann. Im Anschreiben wird kurz über
Es wird mitgeteilt, dass ein Integrationsteam gebildet wurde, welches das BEM im Unternehmen umsetzt und wer im Integrationsteam mitarbeitet. Aus dem Integrationsteam darf sich der/die Betroffene ein Mitglied auswählen, welches das Informationsgespräch durchführt. Dem Anschreiben werden weitere Informationen zu BEM z.B. in Form eines Flyers/Faltblattes (siehe III.1.3 Dokument: Flyer) oder der Betriebsvereinbarung (siehe III.6.2 Dokument: Musterbetriebsvereinbarung zum BEM) beigelegt.
Reagiert der/die Betroffene nicht auf das Anschreiben, ist ein wiederholtes Anschreiben sinnvoll. Im Wiederholungsanschreiben wird Bezug genommen auf das erste Anschreiben und ihm/ihr wird mitgeteilt, dass er/sie unter die Zielgruppe des BEM fällt. Selbstbestimmung und Freiwilligkeit werden nochmals erläutert.
In begründeten Einzelfällen oder bei einer entsprechenden betrieblichen Vertrauenskultur ist die persönliche oder telefonische Ansprache des/der Betroffenen ein geeignetes Vorgehen, um erste Informationen zum BEM zu geben und ein erstes Informationsgespräch zu vereinbaren. Die schriftliche Information über das BEM ergänzt die persönliche oder telefonische Ansprache.
Die Versendung des Anschreibens erfolgt durch einen Vertreter/eine Vertreterin des Integrationsteams (z.B. Koordinator(in)) oder durch die Personalabteilung. Der/die Versender/in des Schreibens beantwortet sachkundig die Rückfragen des/der Betroffenen.
Die Zusage zu einem Informationsgespräch ist in der Verlaufsdokumentation festzuhalten. Kommt trotz Wiederholungsanschreiben kein Informationsgespräch zustande, kann kein BEM durchgeführt werden, was in der Personalakte festzuhalten ist.
Ein Musterbeispiel für ein Anschreiben und Wiederholungsanschreiben findet man unter I.1.6 Dokument Anschreiben zur Teilnahme sowie unter I.1.7 Dokument Wiederholungsanschreiben.