Die Verfahrenspflicht des/der Arbeitgebers/in gem. § 84.2 SGB IX erfordert die Einleitung eines BEM-Verfahrens. Ziel der Verfahrenseinleitung ist die umfassende Information der Beschäftigten, damit sie eine positive Entscheidung zur Teilnahme an BEM treffen können.
Die Einleitung des BEM-Verfahrens ist allen Beschäftigten anzubieten, die innerhalb eines Jahres länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind (Geltungsbereich des § 84.2 SGB IX).
Vorgelagerte Prozesse:
Nachgelagerter Prozess:
Gesetzliche Grundlagen für die Einleitung des BEM-Verfahrens sind:
Die Art und Weise der Einleitung des BEM-Verfahrens hat neben der internen betrieblichen Öffentlichkeitsarbeit zum BEM einen wesentlichen Einfluss darauf, ob die Betroffenen einer Teilnahme an BEM zustimmen oder diese abzulehnen. Eine umfassende Information der Betroffenen über die Inhalte, Ziele und Vorgehen im BEM bildet die Basis für die Zustimmung zum BEM. Sie beinhaltet selbstverständlich die Information der Betroffenen über die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Aspekten. Darüber hinaus bilden eine vertrauensvolle Kommunikation und Zusammenarbeit zentrale Bausteine für den Erfolg des BEM.
Die Einleitung des BEM-Verfahrens basiert auf der regelmäßigen Erfassung der Krankendaten und der Erstellung der AU-Liste (monatlich aktualisiert). Sie löst die Kontaktaufnahme durch ein Mitglied des Integrationsteams zu dem/der jeweils Betroffenen aus. In Abhängigkeit von der jeweiligen Unternehmenskultur und vom jeweiligen Einzelfall (Vertrauensverhältnis, sprachliche Barrieren, etc.) kann die erste Kontaktaufnahme zu den Betroffenen schriftlich in Form eines Anschreibens oder mündlich durch einen ersten Telefonkontakt bzw. eine persönliche Ansprache durch das vom Integrationsteam festgelegte Mitglied erfolgen.
Für die Betroffenen besteht keine rechtliche Verpflichtung zur Teilnahme am BEM-Verfahren. Die Mitwirkung des/der Betroffenen ist damit freiwillig. Aufgrund der Freiwilligkeit des Verfahrens dürfen den Betroffenen keine Nachteile entstehen.
Die Betroffenen werden im Erstkontakt (schriftlich, mündlich oder persönlich) informiert über:
Als Ergebnis des Erstkontaktes (ggf. eines Wiederholungskontaktes) entscheidet sich die/der Betroffene, ob sie/er an einem Informationsgespräch mit einem von ihm/ihr gewählten Mitglied des Integrationsteams teilnimmt. Das Informationsgespräch dient der Information über BEM und der Klärung von Fragen bzw. dem Abbau möglicherweise vorhandener Vorbehalte der Betroffenen. Im Informationsgespräch wird die/der Betroffene über die Ziele, die verschiedenen Vorgehensmöglichkeiten und die bei BEM beteiligten internen und externen Stellen informiert. Es wird verdeutlicht, dass jeder Schritt nur mit ihrer/seiner Zustimmung erfolgt und sie/er wird ausführlich über das weitere Vorgehen sowie den Schutz ihrer/seiner persönlichen Daten informiert. Nach Zustimmung der/des Betroffenen zum BEM-Prozess beginnt das Fallmanagement.
Im Folgenden werden der Ablauf der BEM-Einführung beschrieben und die Verantwortlichen/Beteiligten für die Durchführung des jeweiligen Schrittes benannt.
Tabelle 2: Ablauf der BEM-Einleitung (siehe auch I.1.2 Ablaufschema BEM-Einleitung)
| Schritt | Verantwortlich/ Beteiligt | Einzusetzende Instrumente und Dokumente | Anmerkung |
| 1. Erstellung der AU-Liste | Personalabteilung | I.1.3 Instrument: AU-Liste | Die Personalabteilung erstellt die AU-Liste (als Papierliste, SAP-Dokument, Excel-Liste) mit monatlichem Update und informiert das Integrationsteam durch schriftliche Weitergabe der Liste. |
| 2. Auswahl der Betroffenen zu denen Kontakt aufgenommen wird | Das Integrationsteam | Nach den gesetzl. Anforderungen ist allen Mitarbeitern/innen, die unter das 6-Wochen Kriterium fallen, BEM anzubieten. Haben Mitarbeiter/innen Interesse am BEM und sind diese noch keine 6 Wochen erkrankt, sollte ihnen dennoch die Teilnahme am BEM-Verfahren ermöglicht werden. | |
| 3. Kontaktaufnahme zu den einzelnen Betroffenen | Ausgewählter Teilnehmer/in des Integrationsteams / Betroffene®, bei Anschreiben: Koordinator | I.1.4 Instrument: Schriftlicher Erst- und Wiederholungskontakt I.1.6 Dokument: Erstanschreiben und I.1.7 Dokument: Wiederholungs-anschreiben | Die Kontaktaufnahme kann schriftlich, mündlich oder persönlich erfolgen. Ist die/der Betroffene zögerlich oder unsicher, sollte eine zweite Ansprache erfolgen. Ergebnis soll die Entscheidung über die Teilnahme an einem Informationsgespräch sein. Die Zustimmung bzw. Ablehnung des BEM-Angebotes wird auf Hinweis des Integrationsteams in der Personalakte vermerkt. |
| 4. Durchführung eines ersten Informationsgesprächs | Vom/von der Betroffenen ausgewähltes Mitglied des Integrationsteams, Betroffene® ggf. Vertraute® des/der Betroffenen | I.1.5 Instrument: Informationsgespräch Dokumente zur Verlaufsdokumentation I.1.8 Dokument: BEM-Deckblatt I.1.9 Dokument: BEM-Einleitung | Der/die Betroffene darf eine Person seines/ihres Vertrauens zum Informationsgespräch mitbringen. Ist ein/e schwerbehinderte/r Mitarbeiter/in betroffen, hat der/die SBV am Gespräch teilzunehmen. Die Entscheidung der/des Betroffenen über ihre/seine Teilnahme/Nichtteilnahme wird in der Personalakte dokumentiert. |
Prozess möglichst zeitnah erfolgen kann und eine Teilhabe am Arbeitsleben wieder ermöglicht wird. Es muss verdeutlicht werden, dass mit BEM ausschließlich die Ziele entsprechend der Bestimmungen des § 84 Abs. 2 SGB IX (Arbeitsunfähigkeit überwinden, erneuter Arbeitsunfähigkeit vorbeugen, Arbeitsplatz erhalten) angestrebt werden und keine Koppelung mit anderen Zielen (strikte Trennung von Personalmaßnahmen) verfolgt werden.
Im Mittelpunkt der Einleitung des BEM-Prozesses steht die Freiwilligkeit der Teilnahme und die Sanktionsfreiheit bei Ablehnung bzw. das Wahlrecht bei unterschiedlichen Optionen.
Durch die Art und Weise der Kontaktaufnahme und der Ansprache sowie durch die Gesprächsinhalte werden die Teilhabeorientierung und die Selbstbestimmung sichergestellt. Die Barrierefreiheit kann durch die Wahl der Sprache, durch die Teilnahme einer Vertrauensperson des/der Betroffenen am Informationsgespräch und sofern erforderlich durch die Beteiligung von Dolmetscher/innen sichergestellt werden.
Die Selbstbestimmung wird insbesondere dadurch deutlich, dass die Betroffenen ausdrücklich selbst bestimmen können, mit welchem Mitglied des Integrationsteams sie das Informationsgespräch führen und die weitere Zusammenarbeit im BEM gestalten möchten. Im Rahmen der BEM Einleitung sind die Besonderheiten der Betroffenen bezüglich Geschlecht, Alter und Herkunft zu berücksichtigen: